SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden interno y externo.
Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.
Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.
Algunos soportes contables que manejamos son:
**Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor.
Ejemplo:
La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.
ALMACEN TU ROPA LTDA.
NIT # 16526843-8
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212
ROLDANILLO – VALLE
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Recibo
De Caja No. 001
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CIUDAD Y FECHA
Roldanillo, Valle Junio 09/2004
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VALOR
$ 217.000
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RECIBÍ DE
Mario Calderón
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C.C ó N.I.T.
16.725.112
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Código
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LA SUMA DE
Doscientos diecisiete mil pesos m/cte.
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POR CONCEPTO DE
Cancelación de la factura No. 321
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CHEQUE NO 6532448-1 BANCOMERCIO EFECTIVO
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CODIGO
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CUENTA
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DEBITOS
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CRÉDITOS
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FIRMA Y SELLO
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110505
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Caja General
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217.000
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13050587
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Clientes
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217.000
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C.C ó NIT:
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PREPARO
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REVISO
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APROBO
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CONTABILIZO
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** consignación bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Ejemplo:
Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10 de junio del 2004.
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BAN AGRARIO NIT. 800.037.800
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CONSIGNACION EN EFECTIVO ÚNICAMENTE No. 01
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MARQUE UNA X SI ES:
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PUEDE CONSIGNAR EN CUALQUIER SUCURSAL Y PARA CUALQUIER TIPO DE CUENTA EN EL PAIS
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CUENTA CORRIENTE
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X
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CUENTA DE AHORROS
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NUMERO DE LA CUENTA
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0
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3
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0
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5
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5
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1
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2
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4
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2
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7
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-
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0
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8
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NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA ALMACEN TU ROPA LTDA.
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NOMBRE DEL DEPOSITANTE ALMACEN TU ROPA LTDA.
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REFERENCIA
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CIUDAD
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TELEFONO
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FECHA
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TOTAL EFECTIVO
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Roldanillo
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2297212
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AÑO
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MES
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DIA
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$ 2.000.000
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04
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06
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10
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**Facturas de ventas
Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales.
La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.
Requisitos de la factura:
La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:
- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.
- Numeración en orden consecutivo, preimpreso.
- Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.
- Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del IVA.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
- Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:
ü Los tiquetes de máquinas registradoras.
ü Los tiquetes de transporte.
ü Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
ü Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.
ü Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.
ü Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.
Quiénes están obligados a facturar:
ü Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
ü Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.
ü Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
ü Los importadores.
ü Los prestadores de servicios.
ü En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.
ü Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.
ü Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.
ü Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos.
Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:
ü Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.
ü Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realizan.
ü Las responsables inscritos en régimen simplificado.
ü Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.
ü Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.
ü Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.
ü Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.
ü Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
**Facturas de ventas de mercancías al contado
Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acredita también la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no está gravada se debita además Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas.
Facturas de venta de mercancía a crédito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contables, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad.
Las empresas que compran mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la mejor cotización.
Ejemplo:
El 12 de junio de 2004, el Almacén Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancías de contado al señor Oscar Fernández, según factura No. 224 por valor de $ 1.250.000
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ALMACEN TU ROPA LTDA
N.I.T. # 16526843-8
Agente Retenedor de Retefuente -Reteiva
Carrera 5 N 6 81 Teléfono 2297212
ROLDANILLO – VALLE
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F E C H A D M A FACTURA DE VENTA No 224
12 06 04
Cliente: _Oscar Fernandez________________________________________________________
C.C o NIT: _16.546.014_____________ de __Roldanillo________________________________
Dirección: __Calle 5 No. 3-22__________________________ Tel: 2295441
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Ref.
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Cant.
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ESPECIFICACIÓN
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VALOR Unitario
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VALOR Total
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10
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Pantalones marca Diesel
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70000
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700000
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5
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Camisetas para dama
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20000
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100000
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5
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Pares de zapatos para Caballero
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90000
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450000
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SON: ___________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________
RESOLUCIÓN DIAN: 0910125
IMPRESOR : TIPOGRAFÍA CONTRERAS LTDA
NIT Ó C.C No: 890.622.318- 0
N0 FACTURAS: 0001 A 2000
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VALOR. $ 1.250.000
I.V.A : $ 200.000
TOTAL: $1.450.000
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ELABORADO POR:
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REVISADO POR:
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CONTABILIZADO:
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FIRMA Y SELLO:
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**Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.
Formato de cheque:
4
**Comprobante de egreso o comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.
Ejemplo:
El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas a crédito según factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, según comprobante de pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.
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BANCO AGRARIO
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CHEQUE No.7821223
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Calle 12 No.265
ROLDANILLO-OF- PRINCIPAL (7421)
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$ 955.000
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Páguese a la orden de: Almacén Tu Ropa Ltda.
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La suma de: novecientos cincuenta y cinco mil pesos m/cte. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
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Fecha:
20 de junio de 2004
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Firma(s)
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NUMERO DE CUENTA
0305512427-08
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COMPROBANTE DE PAGO No. 20
Cheque No. 7821223 BANCO AGRARIO
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CONCEPTO
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CODIGO
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DEBITOS
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CREDITOS
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Bancos: Cancelación m/cias compradas a crédito
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1110
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$ 955.000
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Caja: Cancelación m/cias compradas a crédito
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1105
|
$ 955.000
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BENEFICIARIO Recibí:
NOMBRE: Almacén Tu Ropa Ltda. Firma y sello
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Elaborado Por:
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Contabilizado Por:
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Aprobado Por:
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**Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre.
Ejemplo:
El Almacén Tu Ropa Ltda., consigna en Bancolombia la suma de $ 2.100.000 y los registra por valor de $ 2.000.000. Para corregir el error, el 28 de junio de 2004 elabora una nota de contabilidad No. 13, por valor de $ 100.000.
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ALMACÉN TU ROPA LTDA
N.I.T. # 16526843-8
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212
ROLDANILLO – VALLE
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NOTA DE CONTABILIDAD No 13
FECHA: Junio 28 de 2004
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CONCEPTO
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ACOMPÁÑESE SIEMPRE DOCUMENTO DE PRUEBA
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Para corregir error en consignación del 25.06.04 en Bancolombia registrada por $2.000.000 y el valor correcto es $ 2.100.000
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CUENTA
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CODIGO
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DÉBITOS
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CRÉDITOS
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BANCOS
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1110
|
$ 100.000
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Bancolombia
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11100501
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CAJA
|
1105
|
|
$ 100.000
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Caja General
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110505
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TOTALES
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$ 100.000
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$ 100.000
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Preparó
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Aprobó
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Contabilizó
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Revisó
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